سیستم های منابع انسانی چیست؟

سیستم‌های منابع انسانی مدیریت منابع انسانی را ساده می‌کند، تصمیم‌گیری منابع انسانی را بهبود می‌بخشد، انطباق با قوانین را ممکن می‌سازد و به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا از مدیران و کارمندان بهتر حمایت کنند.

همچنین به عنوان سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) شناخته می‌شود، سیستم منابع انسانی یک برنامه کاربردی تجاری است که برای مدیریت چرخه عمر کامل کارکنان از استخدام و راه‌اندازی از طریق مدیریت اصلی منابع انسانی تا مشارکت کارکنان و مدیریت عملکرد طراحی شده است.

چه کسی از سیستم های منابع انسانی استفاده می کند؟

سیستم‌های نرم‌افزار منابع انسانی توسط شرکت‌هایی با هر اندازه در هر بخش تجاری، از موسسات خیریه کوچک و کسب‌وکارهای تخصصی گرفته تا شرکت‌های چندملیتی عظیم استفاده می‌شوند.

در گذشته، سیستم‌های منابع انسانی برای استفاده توسط متخصصان منابع انسانی و مدیریت ارشد طراحی می‌شدند و عمدتاً بر جمع‌آوری و سازمان‌دهی داده‌ها متمرکز بودند. امروزه، آنها توسط کل نیروی کار، از جمله نامزدهای شغلی، و شاید به تامین کنندگان خارجی نیز تعمیم داده شوند. در نتیجه، سیستم‌های HR مدرن هم پیچیده‌تر و هم راحت‌تر از HRIS مدیریت سنگین‌تر به سبک قدیمی‌تر هستند. برای مثال، آن‌ها معمولاً روی موبایل و تبلت و همچنین لپ‌تاپ و رایانه‌های شخصی کار می‌کنند و دارای ویژگی‌هایی هستند که به‌طور خاص برای جذب کارمندان طراحی شده‌اند.

یک سیستم منابع انسانی چه کاری باید انجام دهد؟

سیستم‌های منابع انسانی باید داده‌های کارکنان شما را متمرکز، ایمن و سازماندهی کنند، فعالیت‌های کلیدی اداری مانند استخدام، مدیریت غیبت و غیبت را ساده‌سازی کنند و به کارمندان کمک کنند تا بیشتر با یکدیگر همکاری کنند. در اینجا مهمترین ویژگی هایی است که باید به آنها توجه کنید:

تمام داده های منابع انسانی خود را با هم جمع کنید (و ایمن نگه دارید)

• بهترین سیستم‌های مدیریت منابع انسانی دارای یک پایگاه داده جامع منابع انسانی هستند که جمع‌آوری، مدیریت و گزارش در مورد طیف وسیعی از داده‌های سازمان و کارکنان مورد نیاز برای پشتیبانی از بهترین شیوه‌های منابع انسانی را برای منابع انسانی آسان‌تر می‌کند. این بدان معناست که آنها باید بیش از اطلاعات اصلی منابع انسانی، مانند مشخصات کارکنان و جزئیات استخدام، کارهای بیشتری انجام دهند. آنها باید همه چیزهایی را که برای عملکرد خوب سازمان شما لازم است پوشش دهند. این می تواند از داده های منابع انسانی مرتبط با انطباق، مانند شواهد مربوط به حق کار یا حوادث بهداشتی و ایمنی، تا داده هایی برای کمک به توسعه موثر کارکنان و برنامه ریزی شغلی و DEI باشد.

از تمام عملکردهای منابع انسانی خود پشتیبانی کنید

• همه سازمان ها به یک شکل عمل نمی کنند یا الزامات یکسانی ندارند. سیستم های مدولار مدیریت منابع انسانی به سازمان ها این امکان را می دهد که ویژگی های منابع انسانی را انتخاب کنند که منعکس کننده نیازهای منابع انسانی خاص آنها باشد. ماژول‌های منابع انسانی ممکن است بخشی از مجموعه منابع انسانی یکپارچه باشند و پلتفرم فناوری یکسانی را به اشتراک بگذارند. یا، آنها می توانند از یک تامین کننده متفاوت باشند اما یک رابط از پیش توسعه یافته داشته باشند. مهم این است که بررسی کنید که هر ماژول منابع انسانی که انتخاب می‌کنید می‌تواند (توسط شما) متناسب با فرآیندهای شما باشد و از عملکردهای منابع انسانی که در تجارت شما ضروری هستند پشتیبانی کند.

با کارمندان (و مدیران) خود ارتباط برقرار کرده و درگیر کنید

• سلف سرویس ایمن و با استفاده آسان، پیش نیاز هر سیستم منابع انسانی مدرن است. این کار منابع انسانی را از مدیریت وقت گیر رها می کند و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران خط قرار می دهد. کارمندان از روی داده های خود دیده می شوند و فعالیت های مهم نادیده گرفته نمی شوند.

• فعالیت های دستی وقت گیر را خودکار کنید 

• مسلماً مهمترین ویژگی هر سیستم منابع انسانی گردش کار و اتوماسیون تعبیه شده است. این‌ها جریان فعالیت‌ها را در اطراف سازمان تنظیم می‌کنند، اعلان‌ها را ارسال می‌کنند و کارهای عقب افتاده را تعقیب می‌کنند و در وقت همه صرفه‌جویی می‌کنند.

با روش کار خود سازگار شوید

• همانطور که سازمان ها رشد می کنند و تغییر می کنند، فرآیندهای منابع انسانی نیز باید تغییر کنند. سیستم‌های منابع انسانی باید انعطاف‌پذیر و سازگار باشند. در غیر این صورت آنها به سرعت منسوخ می شوند. برخی از تامین کنندگان هزینه تنظیمات را دریافت می کنند. برخی دیگر ابزارهای پیکربندی را در محصول خود خواهند داشت.

با اختلافات منطقه ای یا جهانی کنار بیایید

• برخی از HRMS قابلیت های چند زبانه، چند ارزی و چند شرکتی را ارائه می دهند. آنها همچنین اجازه خواهند داد تا قوانین و فرآیندهایی تنظیم شوند تا الزامات محلی را منعکس کنند. این می تواند از نقش های امنیتی مختلف بر اساس موقعیت مکانی گرفته تا حقوق متفاوت برای مرخصی با حقوق متفاوت باشد.

ادغام با سایر سیستم های تجاری

• اکثر سیستم های منابع انسانی مدرن ابزارهایی را ارائه می دهند که اتصال سیستم منابع انسانی خود را با سایر برنامه ها برای شما آسان می کند. به عنوان مثال، یک API (Application Programming Interface)، webhooks و گزینه های single sign-on. اینها امکان ادغام آسان‌تر بین سیستم اطلاعات منابع انسانی شما و سایر برنامه‌های تجاری و پروتکل‌های امنیتی شما را فراهم می‌کنند.

با تو رشد کن

• اولویت های کسب و کار تغییر می کند، بنابراین باید مطمئن باشید که سیستم منابع انسانی شما با شما تغییر خواهد کرد. بهترین سیستم‌های منابع انسانی با ابزارهای پیکربندی ساده و کاربردی ارائه می‌شوند که تغییر فرآیندها، تنظیم قوانین جدید، ایجاد گزارش‌ها، افزودن کارمندان، بخش‌ها، بخش‌ها، کشورها و موارد دیگر را سریع و آسان می‌کنند. در حالت ایده آل، آنها همچنین باید ماژولار باشند و به شما امکان می دهند در صورت نیاز ویژگی های جدیدی اضافه کنید.

•  سیستم های منابع انسانی کدام فرآیندهای منابع انسانی را پوشش می دهند؟ 

• همه سیستم های منابع انسانی دارای یک ماژول مدیریت منابع انسانی هستند. این به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا ضروری ترین اطلاعات مربوط به کسب و کار (مانند ساختار سازمان، مکان ها، مراکز هزینه و غیره) و افراد خود را سازماندهی و مدیریت کنند. در کنار خودکارسازی و ساده‌سازی فعالیت‌های روزمره منابع انسانی، مانند حفظ سوابق کارمندان و رعایت آنها، اکثر سیستم‌های پرطرفدار منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا این فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را بهتر مدیریت کنند:

• یستم های منابع انسانی چیست؟

چرا از سیستم مدیریت منابع انسانی استفاده کنیم؟

گزارش دهی دقیق

• با یک پایگاه داده HR آنلاین که به روز نگه داشتن آن ساده است، مدیریت و استفاده از اطلاعات منابع انسانی آسانتر است. همه یک نسخه از حقیقت را به اشتراک می گذارند. گزارش ها در زمان واقعی در دسترس هستند و هشدارها به طور خودکار بر اساس KPI یا سایر معیارها فعال می شوند.

فرآیندهای کارآمد

• فرآیندهای دستی، مانند تأییدیه تعطیلات مبتنی بر ایمیل، زمان را تلف می کند. ایمیل‌ها گم می‌شوند، حقوق به‌روز نمی‌شوند و همه ناامید می‌شوند. خودکار کردن جریان تأییدیه ها و به روز رسانی داده ها در زمان واقعی به صورت آنلاین باعث صرفه جویی در وقت همه می شود.

انطباق با قانون

• بهترین سیستم های منابع انسانی انطباق با قانون را امکان پذیر می کند. ویژگی ها از ابزارهای عمومی مانند ردیابی اسناد و امضاهای الکترونیکی تا عملکردهای خاص را شامل می شود. به عنوان مثال، برای ثبت بهداشت و ایمنی یا شکایت و رویدادهای انضباطی. سیستم های منابع انسانی همچنین باید حذف یا ناشناس سازی داده ها را برای GDPR فعال کنند.

تعهد شغلی

• سیستم های مدیریت منابع انسانی مدرن می تواند ابزاری ارزشمند برای مشارکت کارکنان باشد. بهترین سیستم ها به عنوان هاب های ارتباطی عمل می کنند. آنها کارکنان را با شرکت و یکدیگر در تماس نگه می دارند.

امنیت داده ها

• قانون حفاظت از داده‌ها، شرکت‌ها را ملزم می‌کند که از داده‌های کارکنان در هر کجا که هستند محافظت کنند. ایمن نگه داشتن صفحات گسترده، ایمیل ها و فرم های کاغذی سخت است. سیستم های مدیریت منابع انسانی هدفمند محیط بسیار امن تری را فراهم می کنند.

کار از راه دور و هیبریدی

• سیستم‌های مدیریت منابع انسانی آنلاین تضمین می‌کنند که فرآیندهای مهم منابع انسانی در هر کجا که کارکنان هستند، ادامه دارند. آنها همچنین می توانند به سازمان ها در هماهنگی، مدیریت و ایجاد انگیزه در نیروی کار پراکنده کمک کنند.

صرفه جویی در هزینه

• فرآیندهای مبتنی بر کاغذ زمان‌بر و مستعد خطا هستند. Ernst & Young میانگین هزینه فقط یک ورودی دستی داده را 3.50 پوند تخمین زده است. حتی برای یک شرکت نسبتا کوچک، این می تواند به سرعت به هزاران پوند زمان تلف شده در سال اضافه کند.

  سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت منابع انسانی مدرن و مقرون به صرفه باعث صرفه جویی در زمان می شود - و زمان پول است. بهترین سیستم های منابع انسانی نیز تأثیر گسترده تری بر عملکرد کسب و کار دارند. به عنوان مثال، با کمک به شناسایی سریع مشکلات غیبت یا عملکرد، بهبود حفظ و کمک به مدیران منابع انسانی و خط در تصمیم گیری آگاهانه منابع و توسعه.

هزینه سیستم منابع انسانی چقدر است؟

هزینه سیستم های منابع انسانی از 2 پوند برای هر کارمند در ماه تا بیش از 20 پوند است.

هزینه یک سیستم منابع انسانی معمولاً با موارد زیر تعیین می شود:

• • عملکرد. اکثر سیستم های منابع انسانی مجموعه ای از ماژول ها یا ویژگی هایی را ارائه می دهند که می توانید از بین آنها انتخاب کنید. افزودن ماژول های بیشتر بر هزینه تاثیر می گذارد.
  • تعداد کارکنان. کارمزدها ممکن است بر اساس محدوده کارمندی باشد، به عنوان مثال، 250 تا 500 کارمند، یا ممکن است منعکس کننده تعداد کارمندان واقعی شما در هر ماه باشد.
  • اندازه شرکت . تحلیلگران مستقل، برسین، تخمین زدند که در سال 2020 سازمان های بزرگ حدود 20 پوند برای هر کارمند در ماه برای سیستم منابع انسانی خود هزینه می کنند. تحقیقات ما نشان می دهد که برای مشاغل متوسط ​​و کوچکتر، هزینه اشتراک ماهانه برای سیستم منابع انسانی از 2 پوند برای هر کارمند در ماه تا کمی بیش از 10 پوند در ماه متغیر است.

موارد اضافی پنهان که باید مراقب آنها باشید

• برخی از تامین کنندگان HRIS برای ذخیره سازی داده ها، سلف سرویس کارکنان، برنامه های تلفن همراه، پشتیبانی مشتری، به روز رسانی سیستم، درخواست های دسترسی موضوع و قابلیت های بین المللی مانند ترجمه زبان، هزینه اضافی دریافت می کنند. شرایط قرارداد نیز می تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال، فروشندگان قدیمی ممکن است بر یک قرارداد چند ساله اصرار کنند، برخی دیگر بازگرداندن اطلاعات خود را برای شما دشوار می کنند و برخی به طور مرتب قیمت های خود را بسیار بیشتر از تورم افزایش می دهند.

نحوه انتخاب بهترین سیستم منابع انسانی

• هنگام انتخاب یک سیستم جدید منابع انسانی باید موارد زیادی را در نظر گرفت، به خصوص که بسیاری از مواردی که یک سیستم منابع انسانی را برای شما بهترین می کند، به فناوری زیربنایی و میزان کاری که فروشنده برای درک اینکه واقعاً چگونه مدیریت منابع انسانی کار می کند، متکی است.

• مجموعه کسب و کار آکو دراین زمینه میتواند راهنمای شما باشد:

• راه های ارتباط باما:      ۰۹۰۲۲۰۴۸۵۷۵     اینستاگرام     واتساپ  سایت