نقش ها و مسئولیت ها:
پرش به بخش
نقش ها و مسئولیت ها چیست؟
مزایای تعریف نقش ها و مسئولیت ها در سازمان شما
چگونه می توانم نقش ها و مسئولیت ها را در سازمان خود تعریف کنم؟
نقش چیست و چگونه آنها را در سازمان خود تعریف می کنید؟
چگونه یک نقش را برای سازمان، تیم یا پروژه بعدی خود اختصاص دهید
چگونه وظایف یک نقش را تعریف کنیم
چگونه یک شرح شغل موثر بنویسیم
اجزای ضروری یک شرح شغل و قالب رایگان شرح شغل
الگوی شرح شغل: یک مثال
تعریف نقش ها و مسئولیت ها فقط به شما کمک نمی کند تا فرد مناسب برای کار را پیدا کنید. همچنین تجربه کارمندان را بهبود می بخشد و از کارایی سازمان شما پشتیبانی می کند.
بیایید نگاهی به این موضوع بیندازیم که چرا درک نقش ها و مسئولیت های کارکنان برای کارمندان بسیار مهم است.
هر نقشی دارای مسئولیت های کلیدی است که متناسب با آن موقعیت است. هنگام در نظر گرفتن اهمیت نقش ها و مسئولیت ها، درک معنای اصطلاحات مهم است. این تضمین می کند که همه می توانند کار خود را به طور موثر انجام دهند.
مسئولیت های شغلی به وظایف و وظایف نقش های خاص آنها اشاره دارد. گاهی اوقات به این شرح شغل گفته می شود. با این حال، نقش ها به موقعیت یک فرد در یک تیم اشاره دارد.
نقش های فردی که یک تیم را تشکیل می دهند بسته به سازمان یا کسب و کار متفاوت است. بیایید نقش نماینده خدمات مشتری را به عنوان مثال در نظر بگیریم.
وظایف و مسئولیت های نماینده خدمات مشتری عبارتند از:
از یک نماینده خدمات مشتری گرفته تا مدیر عامل، هر فرد در یک سازمان نقشی را ایفا می کند.
اداره هر کسب و کاری به این بستگی دارد که همه نقش ها و مسئولیت های خود را درک کنند. آنها با درک وظایف خود می توانند وظایف محوله را به نحو احسن انجام دهند.
همه اعضای تیم باید مسئولیت های خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند تا کار گروهی موثر واقع شود . این برای تیم های حضوری و مجازی صادق است .
به طور خلاصه، نقش شما عنوان شغل شما است و مسئولیت شما شرح شغل شما است.
تعریف واضح نقش ها و مسئولیت ها می تواند به چندین روش به سازمان شما کمک کند. از افزایش کارایی عملیاتی گرفته تا بهبود فرآیند استخدام، اجازه دهید به برخی از مزایا نگاه کنیم.
این مهم است که نامزدهای داخلی و خارجی مسئولیت های یک نقش را درک کنند. به این ترتیب، می توانید به کل تیم و فرآیند استخدام خود رونق دهید.
نامزدها انتظارات دقیق تری از نقش و موفقیت در آن خواهند داشت. در همان زمان، تیم گسترده‌تر شما متوجه خواهد شد که چرا استخدام‌های جدید در هیئت مدیره هستند و اصطکاک را کاهش می‌دهند .
تعیین نقش ها و مسئولیت ها نیز شفافیت را افزایش می دهد. از همان روز اول به اعضای تیم در نقش جدید مسیر مشخصی را می دهد.
با مسئولیت‌هایی که به‌خوبی تعریف شده‌اند، سازمان منابع کمتری را برای رفع تعدیل هزینه می‌کند. همچنین احتمال درگیری بین فردی را کاهش می دهد .
همچنین می‌تواند به مبارزه با چالش‌های کار از خانه کمک کند، زیرا کارمندان از راه دور به وضوح درک می‌کنند که قرار است چه کاری انجام دهند.
برای زنجیره های نظارتی و گزارش دهی به همان اندازه مهم است که به خوبی تعریف شوند. به این ترتیب، سازمان در مدیریت منابع انسانی خود افت کمتری را تجربه خواهد کرد . به نوبه خود، این کار راندمان عملیاتی را کمتر به عنوان یک بالابر و بیشتر یک خروجی طبیعی برای همه می کند.
نقش ها و مسئولیت ها باید قبل از استخدام یا جستجوی داخلی برای ایفای نقش تعریف شوند. چگونه می توانید فرد مناسب برای این شغل را پیدا کنید؟ و اگر نتوانید بگویید هدف از این نقش چیست، استعداد چگونه می تواند فرصت مناسب را پیدا کند؟
با طرح این سوال شروع کنید: این موقعیت برای پرداختن به چه موضوعی ایجاد شده است؟
آیا محصول یا خدماتی دارید؟ آیا مشتریان منتظر دارید؟ آیا باید بتوانید به طور کارآمد و موثر به مشتریان خود خدمات رسانی کنید ؟
شاید شما نیاز به جذب مشتریان بیشتر و انواع مختلف مشتریان داشته باشید. یا شاید به انواع مختلفی از محصولات نیاز دارید.
اگر سازمان شما یک سازمان قدیمی است، ممکن است به دنبال اطمینان از این باشید که کشتی تنگ را اداره می کنید. این وسوسه انگیز است که فقط نقش های موجود را برش داده و بچسبانید. اما قابل تامل است که آیا مسائل و نیازهای سازمان تغییر کرده است یا خیر.
با این حال، شرکت شما ممکن است یک سرمایه گذاری جدید باشد. در این مورد، تعریف اولیه نقش ها و مسئولیت های کلیدی آنها در یک زنجیره فرماندهی روشن یک فرصت است.
شما باید از قبل زمانی را صرف کنید تا به وضوح بهتری در مورد موضوعاتی که باید به آنها رسیدگی کنید، بیشتر بپردازید. این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که چه نوع فردی بیشتر مورد نیاز است.
طبیعتاً هر شش ماه یکبار ممکن است مسائل تغییر کند. اما تلاش برای تعریف مسئولیت ها به تعیین انتظارات کمک خواهد کرد. همچنین احتمال موفقیت را افزایش می دهد.
اولین قدم این است که تعیین کنید چه وظایفی برای قرار دادن محصول یا خدمات شما در دست مشتری لازم است. همچنین، در نظر بگیرید که چگونه این وظایف به طور منطقی برای تک تک کارمندان گروه بندی می شوند.
این فرآیند استخراج و تعیین نقش ها از مسئولیت هاست.
چندین نقش تجاری مختلف در یک سازمان وجود دارد. و هر نقش برای موفقیت و عملیات کلی شرکت بسیار مهم است. به یاد داشته باشید که هیچ نقش سازمانی تک نفره بزرگی وجود ندارد: همه نقشی را ایفا می کنند.
اما قبل از اینکه بتوانید نقش ها را تعیین کنید، باید آنها را تعریف کنید. در اینجا نحوه تعیین نقش های سازمان خود آمده است:
نقش سازمانی با عملکرد آن در یک تیم بزرگتر تعریف می شود. این درست است چه آنها به طور رسمی بخشی از یک تیم باشند و چه نباشند. تیم با عملکردش در سازمان بزرگتر تعریف می شود.
اما برای تعریف هر نقشی در سازمان، ابتدا با تجزیه و تحلیل وظایف کارمند شروع کنید. اینها وظایفی هستند که هر کارمندی برای دستیابی به هدف نهایی سازمان مسئول است . این هدف خدمت به مشتریان است. این موضوع هم بر مبنای سود و هم بر مبنای غیرانتفاعی صادق است.
به عنوان مثال، شرکت Acme Widget ممکن است برای خدمات رسانی موثر به مشتری، به تکمیل وظایف زیر نیاز داشته باشد:
همه این وظایف به طور منطقی می تواند توسط یک فرد واحد که نقش یک نماینده خدمات مشتری را بر عهده دارد، ارائه شود.
فهرست وظایف در بخش قبل نمونه‌ای از مجموعه‌ای از وظایف است که نقشی خاص را تعریف می‌کنند. هنگامی که آن وظایف به آن نقش سازمانی اختصاص داده می شود، سپس مسئولیت های آن نقش را تشکیل می دهند.
بیایید عضوی از تیم خدمات مشتری را در نظر بگیریم که به مدیر خدمات مشتری گزارش می دهد. در این مورد، نقش نماینده خدمات مشتری تنها در ساختار تیم آن وجود دارد.
هدف این نقش تسهیل ارتباطات بین مشتری و سازمان است. آنها همچنین به ارتباطات بین بخشی در خود سازمان کمک می کنند.
یک نماینده خدمات مشتری نمی تواند به تنهایی روی صحنه بایستد و کاری را انجام دهد.
هنگامی که نقش تعریف شد، چالش در تخصیص صحیح آن به یک کارمند یا مشتری بالقوه است. این حوزه ای است که مسئولیت ها فرآیند تصمیم گیری را هدایت می کنند.
هنگامی که نقش تعریف می شود، اولین ملاحظه این است که چه ویژگی های شخصی برای ایفای آن لازم است.
بیایید به مثال نماینده خدمات مشتری در بالا برگردیم. برخی از ویژگی های مورد نیاز برای این نقش عبارتند از:
این مهارت های نرم برای نقش خدمات مشتری ضروری است. برای مثال، مهارت آرام کردن مشتری عصبانی که از طریق تلفن فریاد می‌زند برای حفظ مشتری شما حیاتی است.
به علاوه، توانایی حفظ آرامش و تحلیل، امتناع از تکان خوردن از حالت حل مسئله، مفید است. این درست است چه کارمند با یک مشتری عصبانی یا یک همکار چالش برانگیز سر و کار داشته باشد. این بدان معناست که این مهارت ها برای ادغام در تیم نیز حیاتی هستند.
فراتر از آن، نکته بعدی که مورد توجه قرار می گیرد، تجربه و رزومه گذشته داوطلب است.
آیا نامزد قبلاً این کار را انجام داده است؟
آیا این نقش به یک مهارت سخت ضروری مانند برنامه نویسی Python 2.7 نیاز دارد؟
آیا کاندیدا موفقیت خاصی در گذشته دارد که نشان دهد او برای این نقش مناسب است؟ اما شاید عناوین شغلی گذشته به نظر نمی رسد که مطابقت کامل را نشان دهد؟
این اغلب مواد “صفحه اول” است. مدیران استخدام می‌خواهند در فرآیند مصاحبه قدمی فراتر بردارند. این می تواند از طریق بررسی خارجی یا داخلی باشد.
مثلاً نقاط قوت و ضعف کاندید چیست؟ این یک سوال مصاحبه سهام است. اما می توان از آن برای اهداف اساسی تر از آنچه که معمولاً استفاده می شود استفاده کرد.
نکته کلیدی که می توان از یک نامزد دریافت کرد این است که آیا جنبه ای در شخصیت یا عادات کاری آنها وجود دارد که با هدف حرفه ای فراگیر آن موقعیت در تضاد باشد.
به عنوان مثال، یک نماینده خدمات مشتری نباید:
آنها باید بتوانند احساسات خود را به خوبی تنظیم کنند.
در نظر بگیرید که آیا نامزد صرفاً یک مکمل خوب برای تیم خواهد بود یا خیر. آیا آنها تیم را بهتر خواهند کرد؟ این موضوع آنقدر به “تناسب” مربوط نمی شود که آیا فرد از کار با تیم چالش و رضایت خواهد داشت یا خیر. آنها همچنین باید مهارت ها و دیدگاه های مکمل مورد نیاز تیم را به همراه داشته باشند.
برای نامزدهای داخلی، آیا سابقه اصطکاک غیرمولد با سایر همکاران وجود دارد؟ اصطکاک و مخالفت می تواند چیزهای خوبی باشد . اما این بستگی به بلوغ فرد در رسیدگی به اختلافات یا تنش های اجتناب ناپذیر پیرامون دیدگاه ها یا رویکردهای جایگزین دارد.
از نامزد مستقیماً در مورد زمانی که یک هم تیمی ایده یا طرحی را پیشنهاد کرده است که با ایده او در تضاد است، بپرسید. به زبان آنها گوش دهید تا بفهمید که آیا:
با اعضای تیم موجود به دنبال شیمی باشید، اما در مورد “مناسب بودن” بیش از حد ایندکس نکنید. این می تواند منجر به تیم های همگن شود که عملکرد ضعیفی دارند.
به طور کلی تر، آیا نامزد چیزی را روی میز می آورد که تیم موجود فاقد آن باشد؟
آیا نامزد شکافی را پر می کند؟ یا این که موضوعی در مورد افزونگی مجموعه مهارت ها وجود دارد؟
آیا نامزد می تواند سایر اعضای تیم را متقاعد کند که راه حلی برای یک مشکل به عنوان بچه جدید در بلوک دارند؟
به عبارت دیگر، نقاط ضعف و قوت یک نامزد باید از طریق پرسشگری نمونه تاریخی مشخص شود. این پاسخ برخی یا همه این سوالات را نشان می دهد.
یک سوال سهام که کاندیداها اغلب در مصاحبه ها می پرسند این است که “موقعیت من برای رسیدگی به چه موضوعی ایجاد شده است؟”
این سؤالی است که سازمان قبلاً باید از خود می پرسید. باید دوباره از نامزد بپرسد: “شما در گذشته برای رسیدگی به این مشکلی که ما داریم چه کرده اید؟”
همچنین شایان ذکر است که نقش ها نباید دائمی باشند. یک پروژه یک‌باره یا متناوب ممکن است شامل نقش‌هایی باشد که چندین نفر بر عهده می‌گیرند. یا ممکن است شامل نقش های متعددی باشد که توسط یک فرد به عهده می گیرد.
تحلیل به همین شکل باقی می ماند.
اغلب استفاده از ماتریس RACI برای تطبیق وظایف با نقش ها و تعیین مسئولیت ها مفید است.
توسعه شخصی پتانسیل نیروی کاری که استخدام می کنید را باز می کند.
قبل از تعریف مسئولیت ها، ابتدا نیاز به درک کامل نیازهای سازمان خود دارید. همچنین باید درک روشنی از ویژگی های مورد نیاز کاندیدای مناسب داشته باشید.
گام بعدی در این فرآیند، تجزیه وظایف یا مسئولیت‌های مجزای نقش است. این به شما کمک می کند تا توصیف نقش را شکل دهید.
شرح شغل یا نقش باید مشخص باشد. آنها باید شامل خود وظیفه باشند. اما آنها همچنین باید شامل پارامترهای مورد نیاز کار و بهترین راه برای انجام آن باشند.
با صریح بودن، به کاندیداها حسی از محدوده کاری آنها و نحوه اندازه گیری عملکردشان می دهید .
برای مثال، یک شرکت معماری ممکن است به طراحی داخلی و خارجی یا سازه ای نیاز داشته باشد. بخش مسئولیت برای نقش “طراحی داخلی” ممکن است به شرح زیر باشد:
وظایف ذکر شده در بالا مجزا هستند و ترکیبی از مهارت های نرم و سخت مورد نیاز را نشان می دهند. این به کاندیداها درک روشنی از مسئولیت های روزانه مورد انتظار خود می دهد.
ضرب‌الاجل‌ها و چارچوب‌های زمانی همیشه ملاحظات مهمی در هر تعریف مسئولیتی هستند.
اطمینان حاصل کنید که کارمندی که این نقش را بر عهده می گیرد درک روشنی از ملاحظات زمانی دارد. آنها باید نیاز به اطلاع رسانی مسائل مربوط به ضرب الاجل را به مدیر گزارشگری خود درک کنند.
مثال:
برای کاندیداهای داخلی، توجه به هر گونه الزامات گزارش دهی مهم است. همچنین هر گونه مسئولیت نظارتی که ممکن است مرتبط باشد را شامل شود.
برقراری ارتباط با الزامات گزارش به به حداقل رساندن سردرگمی و اصطکاک در مورد مسائل زنجیره ای کمک می کند. این تضمین می کند که اعضای تیم از ابتدا همه در یک صفحه باشند.
اگر نقش را به یک کارمند فعلی اختصاص ندهید، گام بعدی این است که تمام اطلاعات فوق را در نظر بگیرید و آن را در یک شرح شغل ایجاد کنید.
در اینجا برخی از بهترین روش‌ها وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا شرح وظایف مؤثری را بنویسید.
برای خواندن و اسکن آسان، شرح وظایف را قالب بندی کنید، و در صورت امکان از نقاط گلوله استفاده کنید. مسئولیت ها و صلاحیت ها را به خطوط واحد تقسیم کنید. به این ترتیب، داوطلبان به راحتی می توانند زمانی که توضیحات به صورت آنلاین ارسال می شود، اسکن کنند.
هر نرم افزار خاص یا سایر مهارت های مورد نیاز برای نقش را فراخوانی کنید. همچنین، مدارک تحصیلی و گواهینامه مورد نیاز را نیز درج کنید. اطمینان حاصل کنید که تجربه لازم برای یک نامزد برای انجام موفقیت آمیز این نقش را ذکر کنید.
ممکن است وسوسه انگیز باشد که همه داوطلبان مدرک دکتری داشته باشند. در یک رشته مرتبط یا اینکه آنها باید تجربه مدیریتی در سطح مدیر در یک شرکت Fortune 500 داشته باشند.
اما مطمئن شوید که موقعیت را “بیش از حد” تعیین نکنید. اگر این کار را انجام دهید، در معرض خطر این هستید که نامزدهای خوب به دلیل شرح شغل بیش از حد جاه طلبانه برای این شغل درخواست ندهند.
برای کمک به شما در ایجاد یک شرح شغلی عالی، ما هر عنصر ضروری را که باید بگنجانید گردآوری کرده‌ایم. ما همچنین تعریف و مثالی برای هر عنصر قرار داده ایم تا به شما در شروع کار کمک کند.
هنگامی که تمام اجزای لازم را درک کردید، از الگوی رایگان زیر به عنوان نقطه شروع برای توضیحات خود استفاده کنید.
این ممکن است به خودی خود صحبت کند، مانند نماینده خدمات مشتری یا نمونه های طراحی داخلی بالا.
با این حال، ممکن است یک موقعیت داخلی را برای یک پست عمومی و خارجی تطبیق دهید. در این مورد، مطمئن شوید که عنوان شغلی را که اصطلاحاً ناب یا بیش از حد «کرکی» یا مبهم است ارائه نکنید. اطمینان حاصل کنید که عنوان شغل ماهیت شغل را به نامزدهای خارجی منتقل می کند.
مثال: مدیر پروژه تیم فروش
توصیف یک یا دو جمله “تز” موقعیت است. باید هدف و عملکرد اساسی نقش را در بر گیرد. این به ویژه در صورتی مفید است که عنوان شغلی خود در سمت مبهم باشد.
مثال: مدیر پروژه تیم فروش مسئول برنامه ریزی، تدارکات و اجرای تمام پروژه ها برای بخش فروش ما خواهد بود.
اگر عنوان شغل چیزی شبیه «نماینده خدمات مشتری» باشد، ممکن است توضیح کمتری لازم باشد. مگر اینکه چیزی منحصر به فرد در مورد این شغل وجود داشته باشد.
فهرست مسئولیت ها شرح وظایف است و باید از قبل تهیه شود. آن را اصلاح کنید و آن را با گلوله نشان دهید تا خواندن آن آسان تر شود. شرح مسئولیت های چند مرحله ای را به موارد خط جداگانه ای که قابل اسکن هستند تقسیم کنید.
مثال:
شایستگی های مورد نیاز ممکن است چیزی نباشد که تا این مرحله در نظر گرفته شده باشد. آنچه تاکنون به کاغذ متعهد شده است این است که چه کاری باید انجام شود و چند نفر برای انجام آن نیاز دارند.
مثال:
این بخش مربوط به آگهی های شغلی خارجی نیست. با این حال، برای پستی که به نامزدهای داخلی ارسال می شود، می توان از مشکلات زیادی در ادامه خط جلوگیری کرد. به عنوان مثال، به یک کارمند داخلی علاقه مند این فرصت پیشرفته را می دهد که بگوید: “به هیچ وجه نمی توانم برای دیو کار کنم!”
همچنین تضمین می کند که متقاضیان درک روشنی از اینکه به چه کسی گزارش می دهند و چه کسی به آنها گزارش می دهد دارند. آنها بهتر می توانند درک کنند که چگونه نقش برای موفقیت تیم گسترده تر ضروری است.
مثال: گزارش نقش به مدیر فروش
بسیاری از آگهی های شغلی شامل این اطلاعات نمی شوند. این امر به ویژه در صورتی صادق است که موقعیت در صنعتی باشد که در آن نرخ های بازار به خوبی شناخته شده است. یا اگر این یک پست اجرایی است که جبران آن محل مذاکره جدی خواهد بود.
اما به ویژه برای نامزدهای خارجی، اطلاعات حقوق می تواند بسیار مهم باشد. موقعیت شما ممکن است مزایای بسیار خوبی برای کارمندان ارائه دهد که سایر موقعیت های مشابه آن را ندارند. به این ترتیب می توانید نامزدهای بهتری را جذب کنید.
برای جویندگان کار غیرموظف، یک پست بدون اطلاعات حقوق یا مزایا به راحتی پنهان شده و نادیده گرفته می شود.
عنوان شغلی: نویسنده ارشد فنی
شرح شغل: ACME Documentation Services متخصص در انتشار اسناد نظامی است. ما به دنبال یک حل کننده خلاق اما تحلیلی هستیم. آنها باید به سادگی و به طور موثری با جریان های کاری عملیاتی طراحی، ساخت و تجهیزات پیچیده ارتباط برقرار کنند.
مسئولیت ها:
صلاحیت های:
مکان/حقوق/مزایا: این موقعیت در دفتر ما در ارتفاعات استرلینگ، MI قرار دارد. ما یک بسته سخاوتمندانه تعطیلات و مزایای سلامتی ارائه می دهیم. ما همچنین یک برنامه تطبیق بازنشستگی، بیمه عمر، و تعطیلات با حقوق ارائه می دهیم. حقوق متناسب با سابقه
یک الگوی شرح شغل تکمیل شده مانند این برای موقعیت یابی خارجی طراحی شده است. اگر موقعیت شما داخلی است، می توانید اطلاعات نظارتی خاص تری را در آن قرار دهید. همچنین می‌توانید اطلاعات حقوق یا نمره مشخص‌تری را وارد کنید.
یک نسخه باید در پرونده پرسنلی کارمند استخدام شده برای این نقش برای اهداف ارزیابی آینده درج شود. این در صورتی است که بعداً بحث تخصیص مسئولیت در تیم مطرح شود.
به یاد داشته باشید، یک نقش کمتر یک برچسب است. در عوض توصیفی از کاری است که شخص در یک سازمان یا پروژه انجام می دهد. این رابطه آنها را با سایر کارکنان یا مشتریان مشخص می کند.
مسئولیت وظیفه خاصی است که شخصی در یک شغل یا نقش پروژه پاسخگوی آن است . این همان کاری است که آنها به صورت روزانه انجام می دهند.
سازمان هایی که نقش ها و مسئولیت ها را به وضوح تعریف می کنند، می توانند فرآیند استخدام خود را ساده کنند. این می تواند افراد خود را برای انجام بهتر و تمرکز بیشتر در کار توانمند کند . همچنین با کاهش سردرگمی و افزونگی به افزایش کارایی عملیاتی کمک می کند.